Page 1
Zwykły wpis

Sytuacja w której nabywca żąda wystawienie faktury

Gdy nabywca domaga się wystawienia faktury, podatnik musi to spełnić. Nabywca może zgłosić się w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Jeśli żądanie zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym sprzedawca dostarczył towar lub wykonał usługę, bądź też otrzymał całość lub część zapłaty, fakturę trzeba wystawić do końca 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. Natomiast jeśli nabywca zażąda wystawienia faktury po upływie miesiąca, w którym towar został dostarczony lub wykonana usługa wykonana, to fakturę trzeba wystawić nie później niż  15.dnia od dnia zgłoszenia żądania,

Zwykły wpis

Zmiana definicji faktury

W najnowszej ustawie wprowadzonej wraz z 1 stycznia 2014 roku pojawiły się definicje faktury i faktury elektronicznej. Dotychczas ich nie było.Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie .

Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumie się dokument w formie elektronicznej  wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W praktyce nie ma znaczenia, jaką formę przyjmie faktura- papierową czy elektroniczną. Ustawodawca przestaje przykładać do tego wagę. Nie możemy jednak zapomnieć o spełnieniu wymogów dotyczących faktur i e-faktur, a więc przede wszystkim w zapewnieniu integralności treści, autentyczności pochodzenia i czytelności dokumentów.

Zwykły wpis

Dane na fakturze

Podatnicy wraz z wejściem nowej ustawy z dniem 1 stycznia 2014 roku muszą wykazać te same dane na fakturze, które wymieniali w dokumentach wystawionych w 2013 r. Przypomnijmy, więc zasady, które obowiązują obecnie, a zarazem od 2014 roku.

Faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia
  • kolejny numer identyfikacyjny nadany w ramach jednej lub więcej serii
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
  • numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany
  • numer za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
  • miarę i ilość dostarczonych towarów lub  zakres wykonywanych usług
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen
  • wartość dostarczanych towarów lub wykonywanych usług
  • stawkę podatku
  • sumę wartości sprzedaży netto
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto
  • kwotę należności ogółem

Podatnicy nie muszą podpisywać faktur, aczkolwiek mogą to zrobić.

Zwolnienia z VAT

Dodatkowo trzeba również oznaczać faktury dokumentujące dostawy towarów lub świadczenia usług, które są zwolnione z VAT.                       Należy wtedy podać:

  • przepis ustawy lub rozporządzenia, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie
  • przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku dostawę towarów lub świadczonych usług
  • inną podstawę prawną określającą zwolnienie

Faktury wystawiane w imieniu dłużnika

Faktury dokumentujące dostawę towarów, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy- wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika :

  • organy egzekucyjne o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
  • komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego

Muszą oni dodatkowo dodać na fakturze:

  • nazwę i adres organu egzekucyjnego
  • lub imię i nazwisko komornika sądowego
  • oraz jego adres
  • w miejscu określonym dla podatnika-imię i nazwisko lub nazwę oraz adres dłużnika

 

Zwykły wpis

Transakcja trójstronna

Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna polega na tym, że trzech podatników VAT zidentyfikowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w trzech różnych państwach członkowskich uczestnicy w dostawie towaru.                                                                                                                      Pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności, przy czym dostawa tego towaru jest dokonana między pierwszym i drugim oraz drugim i ostatnim w kolejności.
Ponadto, przedmiot dostawy jest wysyłany lub transportowany przez pierwszego lub też transportowany przez drugiego w kolejności podatnika VAT lub na ich rzecz z terytorium jednego państwa członkowskiego na terytorium innego państwa członkowskiego.                                                                                                                W przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika takiej transakcji na dokumencie muszą się znaleźć następujące dane:

  • adnotacja ” VAT: Faktura WE uproszczona
  • stwierdzenie, że podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej
  • numer VAT UE, który jest stosowany przez niego wobec pierwszego i ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej
  • numer identyfikacyjny stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej ostatniego w kolejności podatnika
Zwykły wpis

Przedsiębiorcy powinni zadbać o odpowiednie procedury

Jakie są sposoby przechowywania faktur od 01 stycznia 2014 r. ?

Faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. W obu przypadkach musi być spełniony warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia. Na marginesie warto dodać, że te same regulacje można stosować w odniesieniu do not i faktur korygujących.

Jak można zapewnić autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności ?

Niezależnie od formy przechowywania faktur, jaka wybierze podatnik, jest on zobowiązany do zapewnienia, że dokumenty posiadają oryginalną treść. Jak wskazuje ustawodawca, aby spełnić ten wymóg, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentu. Autentyczność pochodzenia powinna być rozumiana jako gwarancja, że fakturę, w tym elektroniczną, podatnik otrzymał od kooperanta. W przypadku integralności chodzi natomiast o to, że w treści faktury nie można zmienić danych, które zostały w niej zawarte. Ustawodawca wskazuje dwie preferowane metody na zapewnienie integralności i autentyczności faktur. Mianowicie:

  • kwalifikowany (bezpieczny) podpis elektroniczny
  • elektroniczną wymianę danych w ramach rozwiązań EDI

Jak długo trzeba przechowywać fakturę?

Pożytkując się ustawą o VAT, wynika iż faktury powinna przechowywać się do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z jednym z art. tejże ustawy, przedawnienie następuje z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności naszego podatku. Z doświadczenia jednak wynika, iż warto rozważyć dłuższy okres przechowywania faktur związanych z nabyciem środków trwałych, których okres amortyzacji przekracza 5 lat.

Co oznacza wymóg, aby faktury przechowywać na terytorium kraju?

Wynika on przede wszystkim z konieczności zapewnienie należytego bezpieczeństwa danych oraz zapewnienie organom kontroli podatkowej dostępu do niezbędnych dla nich danych. Trzeba jednak podkreślić, że obowiązek ten stosuje się jedynie do podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski. Obowiązek przechowywania faktur w kraju nie stosuje się w przypadku faktury w formie elektronicznej.

Zwykły wpis

Dokumenty uznawane za faktury

Za fakturę uznaję się :

  • bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników do świadczenia usług na przewozie osób:
  1. kolejami normalnotorowymi
  2. taborem samochodowym
  3. statkami pełnomorskimi
  4. środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej
  5. promami
  6. samolotami
  7. śmigłowcami
  • dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane\
  1. określenia usługodawcy i usługobiorcy
  2. numer kolejny
  3. datę ich wystawienia
  4. nazwę usługi
  5. kwotę
  • dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane :
  1. nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
  2. numer kolejny i datę wystawienia
  3. kwotę należności wraz z podatkiem
  4. kwotę podatku
  • rachunki, o których mowa w Ordynacji podatkowej
Zwykły wpis

Faktura VAT przy WDT

Faktura taka powinna oprócz ogólnych danych zawierać numer zarejestrowanego podatnika VAT UE oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.  W przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu , faktura powinna zawierać

  • przebieg pojazdu w przypadku pojazdów lądowych
  • liczbę godzin roboczych używania nowego środa transportu w przypadku pojazdów wodnych
  • liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu w przypadku statków powietrznych

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, który nie podał dla tej czynności ważnego numeru identyfikacyjnego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę w trzech egzemplarzach

  • oryginał faktury wydawany jest nabywcy
  • jedną z kopii faktury podatnik pozostawia w swojej dokumentacji
  • drugą z kopii przesyła w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji  o VAT

Faktury dostawy są jednym z dowodów potwierdzających, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju

Zwykły wpis

Faktura VAT RR

Szczególną formą dokumentowania sprzedaży są faktury VAT RR, które mogą być sporządzane przez nabywców produktów rolnych lub usług rolniczych od rolników ryczałtowych.Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy.

Faktura VAT RR powinna zawierać:

  • imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy i ich adresy
  • NIP lub PESEL dostawcy i nabywcy
  • numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument
  • datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury
  • nazwy nabytych produktów rolnych
  • jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów
  • cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku
  • wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku
  • kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych
  • czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób
Zwykły wpis

Faktura VAT-MP

Faktury wystawiane przez małych podatników stosujących metodę kasową polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności nie pózniej niż 90. dnia licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usług.       Powinny one dodatkowo zawierać:

  • oznaczenie Faktura VAT-MP
  • termin płatności należności określonej w fakturze

Trzeba dodać, że sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

Zwykły wpis

Faktura VAT marża

Obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturą VAT marża dotyczy szczególnych procedur przy świadczeniu usług turystyki oraz dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawą opodatkowania jest marża, czyli różnica między całkowitą kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca towaru(usługi), a ceną nabycia pomniejszoną o kwotę należnego podatku.Faktura ta nie zawiera wyszczególnionej kwoty podatku. 

Faktura VAT marża powinna zawierać następujące dane:

  • imiona i nazwiska lub nazwy bądz nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
  • NIP sprzedawcy i nabywcy, w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej numer podatnika VAT UE oraz właściwy i ważny numer identyfikacji dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej
  • dzień, miesiąc, rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako Faktura VAT, podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym
  • nazwę towaru usługi
  • jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
  • kwotę należności
  • wyrazy VAT marża